全所职工：

　　为了加强外来人员管理，研究所部署了访客预约系统。此次系统使用人群范围为在职职工、特聘研究助理及项目聘用人员，不包含研究生。6月8日至6月12日为系统注册与试用期，6月13日系统正式启用。访客入所应由学科组或者部门负责人(或者指定代理人)审批，请有接访需求的人员及学科组长或者部门负责人(或者指定代理人)及时完成注册和测试。具体操作流程如下：

　　一、系统审批流程

　　1.科研人员接待审批流程：

　　2.管理与支撑人员接待审批流程：

　　二、人员信息注册

　　1.手机号码。手机号码为身份识别的重要信息，目前已通过ARP系统将人员信息导入访客预约系统。如果用户的实际使用手机号码与系统中的号码一致，将会被识别为“员工”，否则将被识别为“访客”。“访客”不具备邀约访客的功能，如发生手机号不一致的情况，请联系信息中心进行信息更新。

　　2.所属部门。所属部门信息将会影响二级审批，如所属部门与实际情况不符，请联系信息中心进行信息更新。

　　三、系统访问方式：

　　两种方法：

　　1.微信搜索“东北地理所服务号”后点击进入，点击下方的“访客预约”按钮，即可访问系统。

　　2.微信扫描如下二维码，也可进入服务号，然后点击“访客预约”按钮，访问系统。

　　四、操作方法

　　1.所内人员使用方法：使用“邀约访客”

　　用于所内人员邀请外部人员来访。

　　1)初次登录的用户，请完善个人信息，尤其是头像信息必须补充，否则会被识别为访客。完善信息后，才会被识别为员工。

　　2)如果员工手机号码发生变化，也会被会被识别为访客，请联系信息中心进行变更。

　　(1)在系统中，点击“邀约访客”按钮。

　　(2)点击左上角访客方便的“+”。

　　(3)在弹出页面点击左下角的“新增”后，输入邀请对象的姓名和手机号。然后选中该人员，点击确定。

　　(4)填写来访的开始和结束时间、来访事由、健康码和行程码等信息。

　　(5)点击“发起邀约”。

　　邀请人收到手机短信后，按照外部人员使用方法操作即可。

　　2.外部人员使用方法：使用“预约访客”

　　1)注册：外部人员(访客)第一次登录需要进行个人信息注册。其中头像信息和身份证信息必须补充完善。

　　2)预约：完成注册信息后，点击“访客预约”。选择接待人员，填写健康码、行程码等必要信息。

　　3)提交访问申请后，被访人进行一级审批;部门负责人/学科组长(或者指定代理人)进行二级审批，管理部门负责人进行三级审批(视疫情形势、工作需要等决定是否启用)。

　　4)全部审核通过后，访客持系统发送的“访客预约结果通知”到所访问。

办公室 信息中心

2022年6月8日